Mai tippjeink a megfelelő módon történő információ-átadást, munkaidő-beosztást, illetve a hatékony e-mailezést érintik!
1. Adja át tudását 5 egyszerű lépésben.
A munkavégzésre pozitív hatást gyakorló információkat és tudást a lehető leghatékonyabban kell átadni az alkalmazottaknak. Ezt az alábbi öt egyszerű lépésben teheti meg igazán sikeresen:
- Kezdje egy időbeli példával, ami által láthatóvá válik az információ hasznossága: például „A munkaideje végére képes lesz…”, illetve „Egy hét után láthatóan gyorsulni/javulni fog a feladatvégzése/hatékonysága”, stb.
- A tudás- vagy információátadás ne tartson tovább 10 percnél.
- Néhány ponton álljon meg a beszédében, és kérdezzen vissza: „Kérem, mondja el, hogy hogyan értelmezte az általam elhangzottakat”. Mindezt annak érdekében, hogy az információ ne torzuljon az átadás során félreértések miatt!
- Figyelje az előző pontban kérdezettekre adott válaszokat, adott esetben pedig konkrét javaslatokkal egészítse ki válaszát, ha valami nem tiszta az alkalmazottak számára.
- Ismételje meg a 2., 3. és 4. lépést akár többször is a nap különböző időpontjaiban!
2. Irányítsa tudatosan a rendelkezésre álló időt, és tudja azt is, hogy mikor kell abbahagynia a munkát.
Tudja, hogy mikor kell abbahagynia a munkát – néha a „jó” elég, nem kell mindig mindennek „kiválónak” lennie! Ha maximalista típus, vagy pedig úgy érzi, hogy mindig valamit még hozzá tudna tenni az adott munkához, akkor tegye fel önmagának a következő kérdéseket:
- Ha még több időt szán az adott feladatra, akkor az jelentős és látványos hozzáadott értékkel fog járni?
- Nagyobb anyagi haszna származik abból, ha még munkavégzéssel tölt néhány órát?
- Valaki észre is venné az így bekövetkező többletmunkát, vagy bárkit is érdekelne az?
- Segítség nélkül elérte-e a saját tudásának és lehetőségeinek felső határát?
- Többet teljesített-e már így is, mint amit elvárnak Öntől?
Az ezekre a kérdésekre adott válaszokból fog az csak látszani igazán, hogy eleget foglalkozott-e az adott feladattal!
3. Kerülje a zűrzavart levelezései során, gondoljon a munkatársaira is.
Gyakran egyszerűen túl könnyűnek tűnik e-mailben elintézni dolgokat, ezért egyre több és több e-mailt fogunk küldeni munkánk során. Ebből könnyen káosz alakulhat ki, ami akkor fog fogadni minket, amikor megnyitjuk az email fiókunkat.
Íme néhány tipp, hogyan lehet mindezt elkerülni:
- Egy-egy feladat- vagy témakört egy megfelelő „Tárgy”-jelzéssel ellátott e-mailben tárgyaljon, azon belül természetesen lehet részletekbe menően vagy lista-szerűen is.
- Fogja üzenetét rövidre, viszont levele tartalmazzon minden szükséges információt ahhoz, hogy a másik fél az alapján kielégítő választ tudjon rá adni.
- Egyértelműen és röviden adja meg a levél tárgyát, ne legyen terjengős.
- Csak az illetékeseknek küldje el, szükségtelen minden munkatársat hozzáadni a címzettek listájához.
- Kerülje az egy szavas válaszokat, és az indokolatlanul megnyomott „Válasz mindenkinek” gombot!
